Ti vedo! Hai cliccato su questo articolo perché stai riscontrando maggiori difficoltà nella gestione dei progetti, del budget, della comunicazione coi clienti o del lavoro del tuo team, giusto? Probabilmente hai sentito parlare di come migliorare la produttività con Notion e vuoi saperne di più.
Beh, sei nel posto giusto! Notion è uno strumento utile per qualsiasi azienda o professionista, in quanto migliora la produttività e consente di controllare ordini, incarichi, clienti, fatture, preventivi e molto altro, addirittura con il suo piano gratuito!
Se vuoi approfondire il funzionamento di Notion, abbiamo già parlato di esso nella categoria software di Nocodeitalia.it.
Migliorare la produttività con Notion
Notion è un’applicazione che combina le funzionalità di un software di project management, un blocco note e una piattaforma di collaborazione. Grazie alla sua flessibilità e personalizzazione, molti professionisti e team stanno adottando Notion come strumento principale per migliorare la produttività.
Offre una vasta gamma di strumenti di produttività e gestione del lavoro a oltre 20 milioni di utenti. Tra le decine di funzioni, ci sono i template!
I template di Notion sono design creati da altri utenti e che puoi copiare liberamente per usarli. Essi coprono ogni richiesta specifica: dalla creazione di un budget alla creazione di fatture, ecc. Ce ne sono molti, da molto semplici a molto elaborati, che ti permettono di sfruttare al massimo questa piattaforma!
Anche se ci sono molte altre piattaforme di gestione, è doveroso precisare che Notion non solo è conveniente rispetto ad altre opzioni per motivi economici, ma anche logistici:
- Le piattaforme concorrenti di Notion sono molto poco adattabili alla maggior parte dei modi di lavorare, portando l’utente ad adattarsi alla piattaforma invece di adattarla alle proprie esigenze;
- Le attività sporadiche o straordinarie, nelle piattaforme alternative a Notion, possono essere perse facilmente se non rientrano nella routine lavorativa;
- Notion, a differenza dei suoi competitor, non riduce l’uso di altre app ma le integra senza problemi!
Ecco 5 modi in cui puoi migliorare la produttività con Notion:
- Organizzazione: perchè ti consente di creare pagine e database personalizzati per organizzare le informazioni che vuoi e come vuoi. Puoi ad esempio creare un database per le tue attività o una raccolta di idee ed utilizzare i tag per trovare rapidamente le informazioni che ti servono.
- Gestione delle attività: Puoi creare pagine di attività con scadenze, gantt, priorità e checklist. Puoi anche assegnare le attività ad altri membri del team e collaborare sulla stessa pagina per garantire che le attività siano completate in modo efficiente.
- Collaborazione: come ho scritto prima, Notion ti consente di collaborare facilmente con i membri del tuo team. Puoi concedere loro accesso alle tue pagine e database, commentare sulle attività e sui progetti e condividere informazioni in tempo reale.
- Personalizzazione: Notion ti consente di personalizzare la tua esperienza di lavoro. Puoi scegliere tra una vasta gamma di modelli predefiniti, come una lista di controllo di progetto o un tracker di attività, o creare il tuo modello personalizzato. Puoi anche personalizzare la tua vista, il tema e il layout.
- Automazione: Notion ha una funzionalità di automazione che ti consente di automatizzare alcune attività ripetitive. Ad esempio, puoi creare un’automazione per inviare un promemoria giornaliero delle tue attività, o per creare automaticamente una pagina di attività quando viene aggiunta una nuova attività a un database.
Quando avvi un nuovo progetto, inizierai con una pagina bianca. All’inizio può sembrarti una condizione sfavorevole, ma gradualmente intuirai di avere dalla tua parte un beneficio grazie alla possibilità di adattarla alle proprie esigenze.
E per sapere come funziona Notion… da dove si comincia?
Oltre alla documentazione ufficiale che puoi trovare direttamente sul loro sito, ci sono molti youtuber con canali specializzati sull’argomento, spiegazioni agevoli da assimilare e di buona qualità.
Istintivamente, si può apprendere molto di più dall’utilizzo dello strumento, dall’aggiunta di più modelli, dalla condivisione di pagine con l’opzione di commenti, dalla creazione di tabelle e database, dal collegamento con centinaia di applicazioni esterne ecc.
Anche per questa piattaforma vale la regola che caratterizza un pò tutte le piattaforme nocode cioè che il miglior modo per imparare lo strumento è sporcarsi le mani con uno o più nuovi progetti, sbagliare e riprovare. La teoria è importante ma la pratica è quella che fa la differenza.
I piani Personal Pro e Team costano rispettivamente € 4 e € 8 al mese. Scegliendo uno di questi, ottieni un set ampliato di funzionalità e una maggiore quantità di spazio di archiviazione nel cloud. Puoi lavorare con la piattaforma su un personal computer, dispositivo mobile o direttamente nel browser.
Notion ha un pratico blocco note, un organizer, un task manager e un laboratorio creativo. Questo servizio è particolarmente utile quando devi lavorare con file di vari formati, perché qui possono essere combinati con successo all’interno di un progetto senza incontrare notifiche come “Il formato di questo file non è supportato dal programma” o avvisi simili.
Le principali funzionalità di Notion sono:
- La possibilità di connettersi a Google Drive
Se devi cercare nel cloud, posiziona il cursore in uno spazio vuoto, digita “/Google” e non dimenticare di premere Invio. Il sistema aprirà Google Drive per te. Senza uscire da Notion, puoi trovare il file desiderato nel tuo cloud ed esportarlo da lì direttamente nell’area di lavoro di Notion. La conservazione della struttura e dei dettagli del file durante tale trasferimento ti sorprenderà piacevolmente;
- Il promemoria con le notifiche
Tra i suggerimenti di Notion, la funzionalità dei promemoria ti permette non solo di prendere appunti, ma anche di utilizzare la piattaforma come se fosse un task manager.
Aggiungendo un “promemoria” al blocco desiderato, riceverai una notifica all’ora indicata in esso. Per fare ciò, devi solo posizionare il cursore su uno spazio vuoto, inserire il comando “/remind”, fare clic su “Data o promemoria”, e poi su “Ricorda domani 9:00”. Successivamente, visualizzerai una riga con l’ora predefinita, che può essere modificata cliccando sulla stessa riga. Poi si aprirà una finestra con un calendario in cui è possibile selezionare la data e l’ora corrette;
- Il poter fare lavoro di squadra in maniera più semplice
Notion può essere considerato un perfetto concorrente di Google Docs, perché questa piattaforma fornisce anche la possibilità di poter fare lavoro di squadra su pagine e file. La pagina creata può essere facilmente condivisa con altri utenti della piattaforma. La versione gratuita consente di invitare fino a 5 collaboratori.
Per condividere l’accesso alla pagina, è necessario cliccare sul pulsante “Condividi” (situato in alto a destra nella finestra), per poi cliccare su “Aggiungi email o persone” e inserire l’indirizzo email della persona desiderata;
Usi creativi di Notion
Oltre alle funzionalità standard di Notion, ci sono molti modi creativi per utilizzare questa applicazione. Ad esempio, puoi utilizzarlo come diario personale, per tenere traccia dei tuoi obiettivi di apprendimento, per creare un registro delle tue attività quotidiane o per organizzare un viaggio. Inoltre, puoi utilizzare Notion per creare una bacheca di idee, dove puoi raccogliere e organizzare le tue idee per progetti futuri. Notion è uno strumento altamente personalizzabile, il che significa che puoi adattarlo alle tue esigenze e utilizzarlo in modo creativo.
Collabora con il tuo team su Notion
Notion è uno strumento molto utile per la collaborazione in team. Grazie alla sua interfaccia intuitiva e alle sue funzionalità avanzate, è possibile condividere informazioni, assegnare compiti e comunicare all’interno dell’applicazione.
Condividere pagine e documenti
La condivisione delle informazioni è fondamentale per una buona collaborazione, e Notion lo rende semplice. È possibile condividere singole pagine o interi workspace con i membri del tuo team, dando loro l’accesso per visualizzare, modificare o commentare i documenti condivisi. In questo modo, i membri del team possono lavorare insieme in tempo reale, senza doversi preoccupare di inviare documenti via e-mail o di perdere informazioni importanti.
Inoltre, Notion offre molte opzioni per personalizzare la condivisione dei documenti. È possibile impostare permessi specifici per ogni membro del team, decidere quali sezioni del documento possono essere modificate e quali no, e molto altro ancora.
Assegnare compiti e responsabilità
Assegnare compiti e responsabilità ai membri del team è facile con Notion. Nel tuo database di progetti o attività, è possibile assegnare specifici compiti ai singoli membri del team, impostare scadenze e monitorare l’avanzamento del lavoro. In questo modo, tutti i membri del team sapranno esattamente cosa devono fare e quando devono farlo.
Notion offre anche la possibilità di creare elenchi di cose da fare personalizzati per ogni membro del team. In questo modo, ogni persona può visualizzare i propri compiti in modo chiaro e organizzato, senza dover cercare tra un mare di informazioni.
Comunicare e discutere all’interno dell’applicazione
Notion offre anche funzionalità di comunicazione integrate che consentono ai membri del team di discutere e scambiare idee direttamente all’interno dell’applicazione. Grazie alla funzione “Commenti”, i membri del team possono lasciare feedback e suggerimenti su pagine e documenti condivisi, facilitando la comunicazione e mantenendo le conversazioni organizzate e collegate al lavoro in corso.
Inoltre, Notion offre la possibilità di integrarsi con altre applicazioni di comunicazione come Slack, rendendo ancora più facile la comunicazione tra i membri del team.
Crea modelli personalizzati
Notion offre la possibilità di creare modelli personalizzati per il tuo team. Questi modelli possono essere utilizzati per creare documenti standardizzati per progetti, riunioni, report e molto altro ancora. In questo modo, tutti i membri del team avranno un formato coerente per i loro documenti, rendendo più facile la collaborazione e la condivisione delle informazioni.
Inoltre, Notion offre molti modelli predefiniti che possono essere utilizzati come punto di partenza per la creazione dei tuoi modelli personalizzati. Questi modelli includono modelli per la gestione dei progetti, la pianificazione delle attività, la gestione delle risorse e molto altro ancora.
Integrazioni di terze parti
Notion offre integrazioni con molte altre applicazioni e strumenti di produttività, come Google Drive, Trello e Slack. Ciò significa che puoi utilizzare Notion come hub centrale per tutti i tuoi strumenti di produttività, senza dover passare da un’app all’altra. Inoltre, Notion ha reso pubbliche le sue API, il che significa che gli sviluppatori possono utilizzare Notion per creare applicazioni personalizzate e integrarle con altre applicazioni.
Considerazioni finali
La piattaforma è adatta principalmente a coloro che lavorano quotidianamente con i dati. Uno dei suoi principali vantaggi è che l’utente qui configura autonomamente tutto nella forma che gli si addice meglio. Alcuni addirittura trasformano Notion in una vera e propria Wikipedia personale. È vero che esistono anche funzioni abbastanza complesse legate ai database, ma per molti progetti sono sufficienti le capacità di un potente organizer o di un diario elettronico/blocco note, qui facilmente utilizzabili.
Lavorare in gruppo con Notion sarà sempre un successo, perché favorisce un modo organizzato di lavorare al fine di raggiungere grandi mete umane e professionali. Grazie al lavoro di squadra che avviene con Notion, le competenze del team verranno valorizzate, evitando ai lavoratori molti problemi derivanti da una mala organizzazione della sfera lavorativa. Non farti scappare quest’utilissimo software!
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